Die sinkenden Inzidenzwerte und die schrittweise Öffnung des gesellschaftlichen Lebens führt auch zu vielen Fragen der neuen Arbeitswelten: Mitarbeiter*innen tauschen ihre Jogginghosen gegen Jeans, gönnen sich eine Rasur und bereiten sich darauf vor, auch mal wieder im „echten“ Büro vorbei zu schauen. Seit vielen Monaten sind die Office-Flächen der Unternehmen mehr oder weniger verwaist gewesen, nun kehrt Leben zurück – ganz wie zuvor, aber zugleich auch vollkommen verschieden.

Auch wir bei pioneer communications müssen uns mit den neuen Begebenheiten beschäftigen und Lösungen dafür finden, wie „Büro-Arbeit“ in Zukunft aussehen soll. Es ist klar, dass wir mehr Räume schaffen, Sicherheit vermitteln und zugleich ein Zusammenarbeiten ermöglichen müssen, das nah an die Effizienz vor der Pandemie herankommt. Deutlich geworden ist auch: Unsere Mitarbeiter*innen vermissen ihr Büro, ihre Kolleg*innen und die zwischenmenschliche Interaktion. Wie wir unsere Mitarbeiter*innen mit einem eigens entwickelten Software-Tool die Bürorückkehr erleichtern, erklärt Managing Partner Benedict Rehbein in diesem Beitrag.

Wir kommen also „Back to Office” und haben den Weg in eine hybride Arbeitswelt vorbereitet. Um unserem Team dabei die größtmögliche Sicherheit und Planungsfreiheit zu geben, nutzen wir Software – und haben mit externen Experten ein optimales Tool für die Planung entwickelt:

„DeskHero“ ist eine einfache Lösung, um die eigenen Büroräume als 2D-Plan abzubilden und mit Sitzplätzen zu versehen. Die Plätze können dank Abstandsmessungen schon richtig positioniert werden, wir haben für uns zum Beispiel gleich die Räume benannt, die Stockwerke eingerichtet und somit unser Büro komplett digital verfügbar gemacht. Die pioneer Mitarbeiter*innen loggen sich dann über die Web-Plattform oder Microsoft Teams ein und buchen ihre Plätze stunden-, tage- oder wochenweise. Auch Konferenzräume oder weitere Workshopräume sind buchbar, genauso wie für Gäste.

Wir haben DeskHero mit der Corona Warn App kombiniert und somit den Check-In ermöglicht. In dieser Kombination haben wir bestmögliche Sicherheit erreicht: Unser Team prüft die Verfügbarkeiten, bucht die Plätze (oder entscheidet sich fürs Home Office) und hat damit jeden Tag ein gutes Gefühl am Platz in unserer Agentur. Ist es für den eigenen Geschmack zu voll, bleiben Mitarbeiter*innen einfach zuhause. Braucht jemand mit Gästen einen Workshopraum, ist die Anmeldung und Tagesbuchung ab sofort kein Problem mehr. Zugleich ist DeskHero kein Tool, das lange Erklärungen erfordert: Unser Team nutzt es seit dem ersten Tag ohne Probleme und zumeist als Start ins Tagesgeschäft.

Großes Interesse aus der Agenturwelt führt zur Öffnung für alle

Ende Mai habe ich DeskHero in größerem Kreis vorgestellt – beim Pitch des „HR MeetUp Leipzig“ als Idee für die Rückkehr ins Büro. Das Interesse war enorm: Wir holten mit DeskHero nicht nur den Pitch-Sieg an diesem Abend, sondern auch vielfach Inspiration für die zukünftige Verwendung. Immer mehr Unternehmen, darunter gerade auch Agenturen mit innovativeren bzw. flexibleren Arbeitsplatzgestaltungen, fragen seitdem nach der Möglichkeit, selbst ein solches Tool einzusetzen. Deshalb haben wir uns entschlossen, DeskHero auch anderen zugänglich zu machen.

Ab sofort können auch andere Unternehmen die Lösung einsetzen und ihren Mitarbeiter*innen den Weg zurück ins Büro ebnen. Unter www.desk-hero.de haben wir die Funktionalitäten einheitlich beschrieben und öffnen das System nun auch für andere. Das macht es uns auch leichter, die Entwicklung für unsere Agenturzwecke mehrfach zu verwenden. So ist die Integration in Microsoft Teams als nützlicher Helfer bereits vollzogen, die Corona Warn App für Check-Ins ist ebenfalls schon integriert. Weitere nützliche Funktionen werden folgen, sobald noch mehr Unternehmen den Einsatz in Angriff nehmen. Das Angebot halten wir deshalb auch bewusst niedrigschwellig: Unternehmen und Agenturen bekommen DeskHero als Einstiegsoption für 6 Monate zu einem niedrigen Festpreis und können sich somit erst einmal wieder organisieren.

Lösung für Unternehmen ist jetzt verfügbar

Wir wollen, dass unsere Mitarbeiter*innen stets mit einem guten Gefühl unterwegs sind. Dazu gehören auch eine gute Planung der Bürozeiten und eben technische Lösungen wie DeskHero. Weil wir dadurch auch dazu beitragen, dass Familien sich besser organisieren und vor größeren Risiken schützen können, hat unter anderem DeskHero auch die Jury der Stadt Leipzig überzeugt: 2021 wurde pioneer communications für sein Engagement rund um die Mitarbeiter*innen und deren Familien mit dem „Familienfreundlichkeitspreis der Stadt Leipzig“ ausgezeichnet.